En posts anteriors hem parlat de per què cal repensar el model de negoci de l’AF i de què volen realment els clients (transparència, proactivitat, valor patrimonial).
Ara ens toca mirar cap endins: L’ORGANITZACIÓ INTERNA. I la pregunta és clara: el nostre model de gestió ens permet respondre a aquestes expectatives?
Aquesta és la foto habitual a moltes AAFF del sector:
▪ TOTHOM FA DE TOT. No hi ha una organització funcional per àrees, ni rols ben definits ni descripcions de llocs de treball.
▪ PROCESSOS NO DOCUMENTATS NI DIGITALITZATS, i sense cap control sistemàtic de qualitat.
▪ ORDENACIÓ DE FLUXOS DE TREBALL I GESTIÓ DEL TEMPS MAL GESTIONATS : no existeixen criteris d’ordenació i planificació temporal en l’execució de tasques, ni d’aprofitament òptim de les jornades laborals (per exemple: planificació anual del calendari de juntes i dels processos derivats, o estructuració d’horaris i procediments específics d’atenció telefònica / presencial a clients)
▪ REGISTRE I CONTROL D’OPERACIONS INCOMPLERTS: moltes interaccions amb el client no queden registrades al sistema. Sense traçabilitat, no hi ha ni servei òptim ni control rigorós.
▪ ENDARRERIMENTS CRÒNICS EN L’EXECUCIÓ DE TASQUES: per manca d’aquest control i de criteris d’ordenació al·ludits anteriorment, hi ha una tendència universal a produir ‘bosses’ de tasques endarrerides, produint insatisfacció al client i estrès al personal.
▪ COMPTES BANCARIS PER COMUNITAT O ÚNIC. La tendència de mercat va imposant paulatinament el compte per comunitat, per qüestions com la transparència i la claredat en les operacions, la millora en la informació econòmica/financera amb les comunitats, etc. El compte individual simplifica extraordinàriament la comptabilitat de l’AF, doncs tots els moviments comptables queden fora d’ella; i els ERPs actuals permeten descarregar i comptabilitzar, de forma diària i automatitzada, tots els moviments d’aquests comptes individuals (abans principal obstacle de gestió que desmotivava aquesta opció). Val a dir que el compte únic de l’administrador comporta certa dificultat a l’hora de tenir-lo conciliat, de forma que pot ser molt habitual que no existeixi un control rigorós sobre aquesta conciliació, amb problemàtiques derivades que caldria evitar.
🔁 Davant d’això, podem continuar adaptant-nos sobre la marxa… o dissenyar un model organitzatiu funcional, orientat al servei i amb processos mesurables.
Perquè només així podrem ser administradors que generen valor I EVOLUCIONAR CAP A LA GESTIÓ PATRIMONIAL.
Perquè només així, el client percep diferència.
⬇️ Com ho veus?
Quines d’aquestes situacions et són familiars?
Quin seria el primer pas per revertir-les?
