Com passar a l'acció?

Gestió del Temps

El Programa de Gestió del Temps (PGT)

  • Trucades contínues, visites inesperades, interrupcions dels nostres companys… Tot un seguit d’entrebancs que no ens deixen treballar!
  • Veiem com els nostres equips es queixen de saturació de tasques pendents.
  • Observem que cada cop més clients reclamen la resolució dels seus temes?
  • La centraleta tendeix a col·lapsar-se?

Eficàcia és la capacitat d’assolir un efecte desitjat o esperat; en canvi, eficiència és la capacitat d’assolir l’efecte en qüestió, amb els mínims recursos possibles.

Quants cops hem començat una jornada laboral pensant que faríem quelcom abans de plegar? Contestar un mail, trucar a un client, fer un estudi, … I quants cops hem marxat a casa lamentant-nos per no haver-ho fet? Si només era una gestió que es resolia en uns minuts! La conseqüència no és que no haguem estat eficients; és pitjor: no hem estat eficaços. I això no només ens passa a nosaltres: afecta a tota l’organització!

Les Conseqüencies

Tradicionalment, el món de l’administració de finques ha gestionat l’atenció al client en format “portes obertes”, entenent que la qualitat del servei depenia de la immediatesa en aquesta atenció. El problema és que, la manca d’ordenació dels fluxos d’atenció al client, comporta generalment que no hi hagi capacitat adequada de resolució de tot allò que s’ha atès prèviament. I, actualment, l’estàndard de qualitat depèn de la resolució, de forma que, si no som eficients en la gestió dels nostres recursos –temps, organització del personal i procediments-, no podrem ser eficaços i, per tant, no provocarem clients satisfets.

Com ho farem

El nostre Programa de Gestió del Temps està dissenyat específicament per aquest sector, de forma que estableix una organització eficient per a gestionar els fluxos de comunicació i gestió, tant pel que fa a client com pel que respecta a l’equip (l’altra causa d’interrupcions habituals).

Per tot això, hem integrat un sistema on relacionem el disseny funcional dels llocs de treball, els procediments involucrats, el “treball per gestions” i el pla d’accions del programa de gestió del temps, propiciant un aprofitament òptim del temps del nostre personal, que permet assolir un estat de “feina al dia”, el control de l’activitat diària i, en definitiva, clients satisfets.