Com passar a l'acció?

Ordenant l’activitat

L’ordenació de l’activitat en base a una gestió per processos

  • Ara per ara, poques empreses dedicades a l’administració de finques tenen un sistema d’organització de les seves activitats.
  • Tampoc es fa un ús adient de les eines, sobretot les informàtiques, ni dels recursos de que disposen.
  • També manca la planificació del temps de dedicació i priorització de les tasques diàries.
    Resultat?

Les Conseqüencies

El dia a dia se’ns menja, no donem l’abast … provocant que el personal estigui desmotivat, fent unes feines i dedicant un esforç que no repercuteixen en una millora de la satisfacció del client. Ben al contrari, aquest no ho percep –per tant no ho valora-, i ens exigeix més a un preu més baix, disminuint, cada vegada més, els marges de benefici. En això hem de sumar-hi la situació canviant de l’entorn i que, en moments de dificultats econòmiques, disminueixen els ingressos, quan, en canvi, els costos dels processos interns per generar la venda, es mantenen iguals o creixen.

És evident, doncs, que hem d’evitar la ineficiència operativa, és a dir, totes aquelles tasques que no proporcionen cap valor afegit al negoci, per augmentar l’eficiència de l’equip. Si reduïm el cost d’aquestes tasques -malgrat tot, necessàries-, que encareixen la nostra gestió, repercutirem directament en la millor rendibilitat del nostre negoci.

Treballarem plegats per ordenar les activitats, en base a una gestió per processos (veure Gestió per processos) Resumim la metodologia:

Com ho farem

  • En primer lloc, organitzarem funcionalment el despatx, per ordenar les funcions i tasques de cada lloc de treball, a partir de l’adaptació del nostre model estratègic de gestió a la idiosincràsia de l’empresa (veure Organització funcional) Això establirà mapes de funcions per àrea de servei, descrivint les funcions i tasques dels seus llocs de treball. Així, tothom coneixerà com afecta cadascuna de les tasques a tots els departaments implicats, el paper que cada persona hi té i com contribueixen a assolir els objectius de l’organització.
  • Tot això ens donarà la base per a definir els mapes de processos, per comprendre el conjunt d’activitats realitzades a la nostra empresa, desenvolupant un sistema de gestió que facilita la comunicació fluïda, la definició formal dels procediments (activitats concretes dins de cada procés), el seu seguiment i control i, a més, contribueix a assolir la cultura de la qualitat (veure Gestió per processos).
  • Finalment, a través de la nostra formació (veure Formació) en la utilització de les eines informàtiques (veure Treball per gestions) i de gestió específiques que us oferim (veure Gestió del Temps), us ensenyarem a fer-ne un ús eficient, i, entre d’altres, a saber planificar i gestionar el temps de dedicació a cada activitat.